Personalaktenrecht – Wohin mit belastenden Dokumenten?
Rechtliche Grundlagen:
- 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG)
Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Die Personalakte ist vertraulich zu behandeln.
Die Personalakten (Hauptakte/Grundakte) der Lehrkräfte befinden sich grundsätzlich in der ADD in Trier. Hinweise zum Inhalt der Personalakte findet man in der VV Personalaktenrecht (Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern und für Sport vom 30. Mai 2022).
Personalakte
- VV Personalaktenrecht (1.2.2)
Bestandteile der Personalakte sind insbesondere (Das Wort „insbesondere“ weist darauf hin, dass es sich nicht um eine abschließende Aufzählung handelt.)
a) Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild,
b) Personenstandsurkunden (Geburtsurkunden, Eheurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden, Sterbeurkunden) und Staatsangehörigkeitsnachweis,
c) Nachweise über Vor-, Aus-, Fort- und Weiterbildung einschließlich Prüfungszeugnissen und anderweitiger Befähigungsnachweise,
d) Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister,
e) Gesundheitszeugnisse, ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung für bestimmte Dienstposten, soweit sie der Vorbereitung einer dienstlichen Entscheidung dienen,
f) Untersuchungsbefunde gemäß 47 Abs. 3 und § 81 Abs. 2 Satz 4 LBG,
g) Unterlagen über Erkrankungen, Unterlagen über ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), soweit sie nicht nach 96 Abs. 2 Satz 2 LBG zurückzugeben oder zu vernichten sind, Meldungen von Dienstunfällen,
h) Nachweis über die Anerkennung der Schwerbehinderteneigenschaft und den Grad der Behinderung oder die Gleichstellung,
i) Nachweis über Wehr- oder Zivildienst,
j) Nachweis über Zeiten einer Kinderbetreuung und der Pflege naher Angehöriger,
k) Unterlagen über Vereidigung, Beförderungen, sonstige Ernennungen, Abordnungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen, Urlaub, Dienstjubiläen, Nebentätigkeiten, öffentliche Ehrenämter), Belobigungsschreiben, Vordienstzeiten,
l) dienstliche Beurteilungen, Dienstzeugnisse,
m) Unterlagen über die Verleihung von Orden und Ehrenzeichen, sofern die Auszeichnung ausdrücklich auf den Leistungen der Beamtin oder des Beamten in der dienstlichen Tätigkeit beruht,
n) Nachweis über die Ermächtigung/Zulassung zum Umgang mit Verschlusssachen sowie deren Erweiterung, Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen,
o) mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erwiesen haben,
p) Disziplinarvorgänge nach Abschluss des Disziplinarverfahrens, Unterlagen über Ermittlungs-, Straf- und Berufsgerichtsverfahren sowie über Bußgeldverfahren, soweit ein Bezug zur dienstlichen Tätigkeit besteht, und über Maßnahmen der Dienstaufsicht,
q) abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis,
r) abschließende Entscheidungen in Regress- und Schadenersatzverfahren,
s) Eingaben und Gesuche, die in unmittelbarem innerem Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen,
t) Unterlagen über die Entlassung oder Versetzung in den Ruhestand,
u) Besoldungsunterlagen einschließlich der Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse,
v) Unterlagen über Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Reisekosten,
w) Unterlagen über Beihilfen, Unterstützungen und Zuschüsse,
x) Unterlagen über die Versorgung der Beamtin oder des Beamten sowie der Hinterbliebenen.
Personalnebenakte
- 2.10.3 Dienstordnung
Soweit es für die dienstlichen Belange erforderlich ist, dürfen Personalnebenakten in der Schule geführt werden.
Personalnebenakten sind Teilakten der Hauptakte in Trier. Sie werden in der Stammschule geführt. Zulässige Bestandteile der Personalnebenakte sind:
– das Abwesenheitsblatt,
– Krankmeldungen
– ein Stammdatenblatt mit Kernangaben über die Lehrkraft
– Fortbildungsnachweise.
Es ist auch zulässig eine Kopie der letzten dienstlichen Beurteilung in der Personalnebenakte aufzubewahren, sofern diese von der aktuellen Schulleitung erstellt wurde!
„Laufender Vorgang“ als Teilakte der Personalnebenakte
Wenn Beschwerden über eine Lehrkraft erhoben werden, kann in der Schule vorübergehend eine Teilakte zur Aufbewahrung des sog. „Laufenden Vorgangs“ angelegt werden.
2.10.4 DO: Über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für eine Lehrkraft ungünstig sind oder ihr nachteilig werden können, kann in der Schule eine Teilakte geführt werden. Dabei ist das Anhörungsrecht der Lehrkraft zu beachten.
Ist der „Laufende Vorgang“ beendet, weil sich beispielsweise Beschwerden oder Vorwürfe als unbegründet erwiesen haben, muss auch die Vorgangsakte aufgelöst und Inhalte vernichtet werden.
Ist der „Laufende Vorgang“ beendet, weil es zu einer disziplinarischen Maßnahme kam (z.B. Missbilligung) wird der laufende Vorgang aufgelöst und die Missbilligung wird in die Hauptakte aufgenommen.
Datenschutzrechtliche Bestimmungen zu Personalakten
2.10.5 DO: Bei der Aufbewahrung der Personalnebenakten und Teilakten sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.
13.1 Organisatorische- und personalrechtliche Handreichungen
Die Teilakten (Personalnebenakten) werden im Falle der Versetzung oder des Ausscheidens 5 Jahre in der letzten Dienststelle aufbewahrt und danach von der Schule vernichtet.
Auf keinen Fall:
Weitergabe der Akte durch die Schulleitung an die nächste Schule bei Versetzung einer Lehrkraft! Eine Lehrkraft soll nicht belastet durch alte Vorgänge, Abwesenheitsblätter mit Dokumentation der Krankheitstage etc. an der neuen Schule ankommen, sondern als „unbeschriebenes Blatt“. Die richtige Vorgehensweise ist, dass die aufnehmende Schulleitung eine neue Personalnebenakte anlegt.
Bei Wechsel der Schulleitung:
Die Personalnebenakten sollten von der alten Schulleitung in Bezug auf Dokumente, die aus ihrer „Amtszeit“ stammen (z.B. Dienstliche Beurteilungen) bereinigt werden.
Einsichtnahme in die Personalakte
Jede Lehrkraft oder eine von ihr bevollmächtigte Person hat das Recht, Einblick in Personalakten (Hauptakte, Teilakten, Personalnebenakten) zu nehmen. (siehe auch VV Personalaktenrecht, (4.1.1);, (4.1.2); (4.3); LBG § 92 Abs. 3)
Mögliche Vorgehensweise für Akteneinsicht in die Personalnebenakte
Die Lehrkraft kündigt den Wunsch auf Akteneinsicht bei der Schulleitung formlos (ggf. schriftlich) an und verabredet einen zeitnahen Termin.
Die Lehrkraft führt die Akteneinsicht entweder persönlich durch oder sie lässt einen Bevollmächtigten (z.B. Personalrat, Anwalt) Einblick nehmen. Kopien dürfen gefertigt werden.
Falls Dokumente enthalten sind, die aus Sicht der Lehrkraft nicht in der Personalnebenakte aufbewahrt werden dürfen, kann sie einen schriftlichen Antrag auf Entfernung von Schriftstücken stellen. Dieser Antrag muss geprüft werden. Das Ergebnis der Prüfung muss dem Antragsteller mitgeteilt werden.
Mögliche Vorgehensweise für Akteneinsicht in die Hauptakte in Trier
Lehrkräfte können ein namentlich zu benennendes Mitglied des BPR per Vollmacht Einblick in die Personalakte nehmen lassen (VV Personalaktenrecht (4.2.4)). Da der BPR direkt vor Ort sitzt, ist eine Akteneinsicht unkompliziert zu verwirklichen. Wird dies gewünscht, muss eine BPR-Beauftragung nebst Vollmacht nach Trier geschickt werden (Postweg oder Fax).
Eine Akteneinsicht ist auch durch Anwälte (LBG § 92 Abs. 4 Satz 1) möglich. Diese müssen nicht persönlich anreisen, sondern können sich die Personalakten zusenden lassen.